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企业EAP:GTD时间管理精要

责任编辑:tspsy-张茵发布于2012-10-19 11:19 浏览次

　　心理导读：在用GTD方法是你基本上无时无刻都在做着以下三件事之一：完成确定型任务；完成突发型任务；计划你的任务。把这些事情连成串并且在一天，一周，一个月等等之内不停的重复循环。 ---www.tspsy.com

企业EAP:GTD时间管理精要

　　一、做出决定

　　听上去有点玄，不是吗？幸好，整个想法其实很容易弄懂。

　　但是首先...

　　此时此刻你已经了解关于效率的几个重点要素是什么以及从哪里开始入手时间管理方法GTD（getting things done)。这都很好，但是我们仍然缺乏一条很重要的信息...

　　这么多事情到底要做什么？！

　　今天，我们就要谈谈这点。

　　二、理解行动图表

　　在用GTD方法是你基本上无时无刻都在做着以下三件事之一：

　　完成确定型任务。

　　完成突发型任务。

　　计划你的任务。

　　把这些事情连成串并且在一天，一周，一个月等等之内不停的重复循环。

　　计划你的任务将会是这一系列中下一期的主题，因此让我们先不管它，集中注意力到前两件事情上。

　　确定型任务/活动是任何在你的项目单，待做任务单，未来/可能完成任务单以及日历上的任务及活动。你懂的，就是所有你计划着迟早得做的事情。

　　突发型任务/活动是任何突发的，导致你不得不采取某些行动的事情。比如你的伴侣打电话向你大喊你的房子着火了。（这是个有点极端的例子，但是我只是想让我所表达的意思更明确。）

　　确定型任务和突发型任务是仅有的两种你在一生中可能会遇到的事物类型。所有的事情对你来说要么熟悉（你所计划要做的事情），要么陌生和意外（你未料到会发生的事情)。

　　我们刚刚提过确定型任务。当你有心情工作是你只需要从你的待做任务单中选一个然后执行就可以。但是当突发型任务出现时该做什么？难道我们就是马上去做那些，还是别的什么？

　　这时候就到了每日行动图大显身手的时候了。

　　三、了解你的每日行动图

　　1、首先，先贴上这个图表。可别在一开始就泄气，因为这玩意其实很容易掌握——正如我在后面的解释。

　　图表最上头有个叫做事件things的东西。事件Things就是一天中你遇到的所有事情——任何生活中遭遇（突发型任务）。收到邮件是个事件，想到解决某件事的一个新点子是个事件，接个电话是个事件，接到你的老板直接指示也是一个事件。总之——所有需要你的任何反应的事情都是一个事件。

　　所以这些事都得你的收件箱inbox。收件箱可不一定非的是个实实在在的收件箱，比如电子邮箱或者传统的你家前院中立着的邮箱。这个收件箱仅仅是一个所有发生的事件集合的地方。

　　比如，你可以在你电脑桌面上创建一个文件夹。或者把所有事情都写在便利贴上然后把它们贴在你的电脑屏幕上。或者在桌边预备一个专门的容器。无论如何都是你说了算。只要你觉得什么东西行就可以当成自己的收件箱。

　　2、整理收件箱

　　这样所有事情都在收件箱里等着你接下来的行动。你要做的是从收件箱中挑出一个来然后回答第一个问题：这是什么？我是否必须（或者是否想要）处理它吗？

　　若答案是不，那么接下来你有四个主选项可选。

　　A、放弃任务。这是不言自明的。

　　B、移动任务到你的未来/可能完成任务单中。前提是你觉得你以后可能想继续这个任务。

　　C、安排任务到日历中。如果你需要在一个确定的日期和时间开始采取行动（记住，你的日历可是神圣的）。

　　D、移动任务到你的参考文件中。这个任务是否只是条你想记录的信息，而且在任何方面都不是可执行的，如果答案是肯定的，那么下一个问题出现了：那么它会不会是潜在的下一个行动？

　　一天中你遇到的突发的事件可能千差万别。他们有的是简单的单向活动（比如一封电子邮件要求“倒掉垃圾”），有的则能引起大规模项目的启动（比如，“开展可口可乐的市场营销活动”）。因此上面的问题那你就要想明白那个事件属于前者还是后者。

　　如果它确实听上去像一个新项目，那么你就需要把它放到你的项目单中，然后就这个项目做些计划，为其制定出可能的任务（关于这点我会在这一系列中的下一期详述）。

　　3、我能在两分钟内完成吗？

　　如果仅仅是个简单的单向任务/活动，那么你就该考虑是否立刻完成它。因此就引出了图表中的第三个问题：我能在两分钟内完成吗？

　　为什么要有两分钟这个限制？因为要是你每次遇到这种单向的任务都立刻去做，你这一天就不用再干别的了。GTD仅仅是防止你陷入被不断流入的任务妨碍了正常工作流程的困境。

　　因此，你若真能在2分钟内完成就赶快做完它。一个这样任务的例子就是上面某段中我提到的——有人让你倒掉垃圾。

　　遗憾的是，大多数突发型任务都不能在2分钟内解决。这就是人生。

　　这种情况下你有两个选择。你可以把它们委托出去，或者推迟它们。

　　A、委托某件事指仅仅把它转交给别人去做。你的助手，你的承包人，或者其他任何你可以分给或者认为适合完成这个任务的人。一旦你把任务交给他们，你只需把它放到你的“等待”清单，这样你就不会忘记再去联系那个人并了解他们的进度。

　　B、推迟某件事指将这件事移动两个可能的地方：要么是你的日历要么是你的待做任务单。

　　如果这是件一定得在一个确定日期完成的事情，把它放到你的日历中，否则把它放到你的待做任务单中，这样你就可以在决定要完成时再回顾这个确定型任务。

　　这大概就是关于这个图表的所有内容了。接下来的内容真的可以帮你高效应对每个突发型任务。

　　突发型任务是那些有潜力完全毁掉你一整天完美计划的事情；GTD方法可以帮助你防止陷入这种境况。

　　四、接下来做什么？

　　我们知道该如何处理我们已经确定的任务（有时间就做），并且我们同样明白该如何面对突发事件（如上文所述）。但是还有一件小事我想要在今天和各位分享。那就是怎样评价你每天/周的工作，并且真的清楚事情的整体情况。

　　以下是我个人使用的方法。

　　每天我从日历上的任务开始。因为我知道一天中最重要的任务都在上面。都是些不容忽视的任务。我建议各位采取同样办法，同样以检查日历为一天的开端。

　　当我完成了日历上的任务后我会拿出自己的待做任务单，选一个任务然后开始执行。然后我再选另外一个，然后再选一个这样持续下去。

　　此外，每周我会做一个更大的总结然后看一遍我所有的计划单：项目单，未来/可能完成任务单，等待清单，然后我会确保这些事情的优先顺序没有改变，我仍然想要执行这些事情。我同样会开始下一周的计划并更新所有事情这样就能让他们与我目前的目标和工作统一步调。这同样是开始创建新项目，删除旧项目的时候——你知道，大扫除一下。

　　五、就这样吧。这整套方法概括来说就是一下几个简单的活动：

　　1、完成日历项。

　　2、完成待做任务单。

　　3、回顾所有事。

　　4、重复循环。

　　这就是为什么GTD在实际生活环境中这样高效好用。

　　（文/心灵花园唐山心理咨询网 www.tspsy.com）

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